10 Langkah Pencatatan Transaksi Pembelian Kredit di Hotel

10 Langkah Pencatatan Transaksi Pembelian Kredit di Hotel

Editor AJAR.id

10 Langkah Pencatatan Transaksi Pembelian Kredit di Hotel

AJAR.id – Hello Ajarian! Tidak semua transaksi pembelian untuk memenuhi kebutuhan hotel dilakukan secara tunai atau cash. Untuk transaksi yang jumlahnya puluhan juta hingga ratusan juta biasanya dilakukan secara kredit.

Mengapa demikian?

Transaksi pembelian secara kredit dilakukan untuk menjaga aliran kas (cash flow) unit hotel sehingga kas yang seharusnya digunakan untuk membayar tunai transaksi pembelian tersebut bisa dialokasikan ke pos pembayaran yang lain seperti pembayaran utilitas (listrik, PDAM, telepon, dan internet).

Di dalam mencatatkan transaksi pembelian secara kredit terdapat langkah-langkah yang dilakukan oleh seorang staf utang atau Account Payable Staff.

Apa saja langkah-langkah pencatatan transaksi hutang oleh staf AP?

Langkah-langkah pencatatan hutang milik hotel:

Langkah pertama
Alur transaksi pembelian barang dimulai oleh bagian purchasingPurchasing membuat purchase order untuk dikirimkan ke supplierPurchase order tersebut memuat termin pembayaran seperti n/30 (dibayar setelah 30 hari), atau n/15 (dibayar setelah 15 hari).

Langkah kedua
Supplier kemudian mengirimkan barang beserta lampiran nota (nota tembus).

Langkah ketiga
Barang yang dikirim oleh supplier selanjutnya diterima oleh bagian penerima barang untuk diverifikasi dengan standarnya. Apabila kualitas barang tersebut sesuai dengan standar kualitas barang untuk hotel, Receiver atau penerima barang akan membuatkan receiving report atau laporan penerimaan barang.

Langkah keempat
Nota tembus dari supplierpurchase order dari Purchaser, dan receiving report dari Receiver kemudian diserahkan ke Cost Control untuk diverifikasi kevalidan data dan nilai uang transaksi tersebut.

Langkah kelima
Setelah melakukan verifikasi 3 Dokumen di atas, Cost Control menyerahkan ke bagian hutang. Dalam hal ini, staf Account Payable melakukan pencatatan dan pembukuan.

Langkah keenam
Staf Account Payable tersebut akan membuat jurnal transaksi pembelian kredit.

Langkah ketujuh
Staf Account Payable kemudian mencatatkan transaksi tersebut pada AP mutation atau mutasi hutang pada buku pembantu utang.

Langkah Kedelapan
Setelah melakukan penjurnalan dan pencatatan pada buku pembantu, langkah selanjutnya adalah membuat schedule pembayaran/pelunasan hutang.

Langkah kesembilan
3 Dokumen di atas (receiving report, purchase order, dan nota tembus dari supplier) kemudian diarsipkan oleh staf AP sampai waktu pelunasan.

Langkah kesepuluh
Di akhir bulan, staf Account Payable akan melakukan closing atau penutupan transaksi hutang sehingga muncul pada neraca (balance sheet) jumlah hutang yang harus dilunasi oleh unit hotel.

Sahabat Ajarian, itulah 10 langkah pencatatan transaksi hutang oleh staf Account Payable agar transaksi hutang tersebut tertera pada neraca keuangan (balance sheet). Data dari neraca keuangan (balance sheet) itulah yang akan menjadi pedoman untuk membuat analisa laporan keuangan yang merupakan salah satu pedoman untuk menilai dan mengukur kinerja pengelola hotel.

Salam Jempol!

By Galih Satria Hutama

Recommended Posts

AJAR in The News