6 Tools yang Digunakan Resepsionis Hotel Saat Bekerja?

6 Tools yang Digunakan Resepsionis Hotel Saat Bekerja?

Editor Ajar

6 Tools yang Digunakan Resepsionis Hotel Saat Bekerja?

AJAR.id ─ Hello Ajarian! Di pembahasan kali ini, AJAR.id akan menjelaskan tentang peralatan apa saja yang resepsionis pergunakan dalam menjalankan tugasnya. Sebelumnya apakah Kamu sudah membaca artikel Persiapan Menyambut Kedatangan Tamu? Nah, pada artikel ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai tools yang digunakan resepsionis saat bekerja.

Peralatan yang tersedia di meja resepsionis hotel kurang lebih sama dengan yang ada di area perkantoran pada umumnya. Lebih lengkapnya yuk kita simak di bawah ini!

1. Mesin Fax
Seorang resepsionis diharapkan bisa mengoperasikan mesin fax, karena merekalah yang bertanggung jawab memantau pesan fax yang masuk dan menindaklanjutinya. Mulai dari memberitahu tamu yang dihubungi lewat fax, menyampaikan pesan fax ke departemen yang dituju hingga mengidentifikasi penerima yang dimaksud dari sebuah pesan fax.

Saat menyiapkan mesin fax, pastikan dulu nih apakah:

  • Keadaan mesin sudah menyala
  • Lampu berkedip-kedip pertanda kerusakan, segeralah perbaiki
  • Kertas dan tinta telah terisi cukup
  • Toner bisa digunakan.

2. Komputer dan Printer
Kondisi komputer dan printer di meja resepsionis umumnya selalu dibiarkan menyala. Sebelum mulai bekerja, Ajarian pastikan ya apakah alat tersebut bisa berfungsi dengan baik. Cek hasil cetakan dari printer, kalau ternyata tidak terbaca atau buram berarti toner cartridge harus diganti.

Kertas yang digunakan untuk mencetak guest account/folio biasanya adalah jenis kertas karbon. Kertas seperti ini terdiri dari 2-3 rangkap, lembar pertama diberikan pada tamu sementara yang lainnya disimpan untuk administrasi hotel.

3. Mesin Fotokopi
Hal yang perlu diingat saat menggunakan mesin fotokopi adalah, bahwa kebanyakan mesin fotokopi membutuhkan waktu hingga beberapa menit sebelum siap digunakan. Jadi, bila mesin dimatikan sejak malam dan baru Kamu nyalakan di pagi harinya, diamkan dulu sejenak untuk memanaskan mesin. Jangan sampai salah sangka menganggap mesinnya rusak ya, Ajarian.

Cek ketersediaan masing-masing slot kertas, biasanya tersedia untuk ukuran A3 dan A4. Letakkan kertas di slot yang benar serta cek apakah tintanya mampu mencetak dengan jelas.

4. Mesin Register
Untuk menggunakan mesin register, Kamu perlu siapkan beberapa hal di antaranya:

  • Memeriksa apakah hari dan tanggal yang tercetak sudah sesuai
  • Gulungan kertas tidak menunjukkan garis merah, yang berarti akan habis
  • Toner/ribbon terisi cukup
  • Toner bisa digunakan
  • Periksa pecahan uang untuk kembalian pada mesin register
  • Bila jumlah pecahan uang dirasa kurang, segeralah meminta tambahan agar nantinya tidak membuat tamu menunggu ketika uang kembaliannya kurang
  • Menghitung jumlah uang di mesin register.

5. Mesin Key Card
Pada hotel yang menggunakan key card untuk akses kamar, maka resepsionis harus mampu menggunakan mesin key card yang berfungsi menerbitkan key card untuk tamu. Sebelum mengoperasikan mesin, cek dulu hal-hal seperti:

  • Keadaan mesin telah terpasang dan menyala
  • Cek seluruh lampu indikator menyala dengan benar
  • Pastikan kabel mesin terhubung ke komputer
  • Lakukan uji coba apakah mesin sudah berfungsi baik
  • Cek kecukupan stok kartu
  • Bila ada kendala, segera cari solusinya agar proses check in tamu tidak terhambat

6. Perlengkapan Tambahan
Setelah alat-alat sudah dicek, Ajarian tinggal memastikan registration card untuk kedatangan tamu di hari tersebut sudah dicetak. Seperti ini nih contoh registration card yang dimaksud:

Oh ya, perlu diingat bahwa setiap tools pasti memiliki operating manual-nya tersendiri. Ada baiknya Kamu mengetahui dulu cara penggunaan yang benar sesuai instruksi manualnya ya, Ajarian!

Selain tools di atas, ada perlengkapan lain yang perlu dicek oleh resepsionis misalnya alat tulis (pena, note pads), kartu/formulir, materi promosi (brosur wisata, peta) lalu juga menaruh koran harian untuk dibaca tamu hingga beberapa tugas lain seperti menyiram tanaman atau bunga yang dipajang, mengosongkan asbak, menaruh mangkuk kecil untuk tamu meletakkan kartu nama mereka, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan kerapian area kerja resepsionis.

Bila tiba-tiba ada mesin yang rusak atau dalam masa perbaikan, seorang resepsionis harus siap mengatasi situasi dan para tamu tidak boleh diabaikan karena hal tersebut. Apapun situasinya, front office tetap beroperasi 24 jam, Ajarian.

Salam Jempol!

By Inas Nadiyah

Related Article

AJAR in The News