3 Langkah Mengonfirmasi Informasi dari Penelepon

3 Langkah Mengonfirmasi Informasi dari Penelepon

Editor AJAR.id

3 Langkah Mengonfirmasi Informasi dari Penelepon

AJAR.id – Hello Ajarian! Saat sedang melayani panggilan telepon, penting bagi Kamu untuk mengidentifikasi dan mengonfirmasi alasan orang tersebut menelepon. Ini membantu menghemat waktu penelepon dan memastikan mereka terhubung dengan orang atau departemen yang sesuai.

Bagaimana Kamu bisa melakukan ini? Berikut langkah-langkahnya:

  1. Berinisiatif
    Langkah pertama adalah Kamu harus menyadari mengapa harus dilakukan konfirmasi tersebut. Saat Kamu sudah paham bahwa masalah bisa timbul ketika informasi dari penelepon tidak lengkap, maka Kamu akan selalu berinisiatif untuk melakukan konfirmasi. Ingat, meski Kamu sudah menjawab telepon sesuai tata cara yang benar, tetap saja penelepon bisa tidak mampu menyampaikan maksud dan tujuan mereka agar mudah dipahami.
  2. Mengajukan pertanyaan
    Saat menerima panggilan telepon, disarankan untuk mengajukan pertanyaan kepada penelepon sebelum memproses lebih lanjut panggilan mereka, terutama saat:
  • Penelepon tidak memberikan informasi yang memadai agar permintaannya bisa diproses. Sebagai contoh, penelepon mengatakan: “Saya ingin memesan kamar untuk hari Sabtu besok”. Kamu perlu menanyakan “Reservasi untuk tipe kamar deluxe atau standard?”
  • Penelepon terdengar ragu tentang apa yang hendak mereka cari tahu/siapa yang ingin dihubungi. Misalnya, penelepon mengatakan: “Saya ingin berbicara dengan manajer anda”. Maka jawablah dengan menanyakan, “Baik pak, apakah dengan Duty Manager kami atau manajer lainnya?”
  1. Mengonfirmasi data
    Untuk memastikan Kamu telah mendengar penelepon dengan benar, Kamu disarankan untuk mengulang kembali ke penelepon informasi yang mereka berikan kepadamu. Hal ini sebagai bentuk konfirmasi dan verifikasi atas informasi dari tamu, serta memastikan bahwa Kamu mengartikannya dengan benar.

Umumnya, hotel memiliki aturan tersendiri untuk mengonfirmasi detail penelepon, seperti:

“Akan saya konfirmasikan data ibu Lina ya, reservasi satu deluxe room untuk hari Sabtu tanggal 26 Januari sampai hari Senin tanggal 28 Januari, dengan total dua malam, sudah termasuk breakfast untuk dua orang. Apakah data sudah sesuai semua ibu?”

Itulah tiga langkah yang bisa Kamu lakukan untuk mengonfirmasi informasi dari penelepon. Setelah konfirmasi selesai, pastikan untuk memproses informasi tersebut sesuai permintaan ya!

Baca juga: Apa yang Harus Dilakukan ketika Ada Ancaman dari Panggilan?

Salam Jempol!

By Inas Nadiya

Recommended Posts

AJAR in The News