4 Kendala yang Umum Terjadi di Reservasi Hotel

4 Kendala yang Umum Terjadi di Reservasi Hotel

AJAR Hospitality

4 Kendala yang Umum Terjadi di Reservasi Hotel

AJAR.id – Hello Ajarian! Dalam melayani reservasi, sistem yang digunakan bisa berupa sistem manual maupun komputer. Baik manual maupun komputer, proses reservasi tidak terlepas dari berbagai kendala. Pada artikel ini AJAR.id akan menjelaskan beberapa macam kendala yang umumnya timbul saat menangani reservasi.

Apa sajakah kendala tersebut dan bagaimana cara mengatasinya?

  1. Arrival and Departure Time
    Kendala yang berhubungan dengan waktu kedatangan dan keberangkatan biasanya terjadi karena kesalahpahaman atau miskomunikasi antara customer dengan service agent. Misalnya sang customer mengatakan akan tiba jam 7 namun staf mengira pukul 7 malam, padahal sebenarnya pagi. Untuk menghindari kendala ini, disarankan menggunakan acuan waktu 24 jam bukan 12 jam. Selain itu, selalu klarifikasi kembali data arrival time dan departure time agar tidak terjadi kesalahpahaman.
  2. Transfer of Information
    Mayoritas perusahaan telah menggunakan sistem teknologi untuk mencatat informasi yang otomatis ditransfer atau di-download dari sumber lain. Meski proses transfer informasi berjalan otomatis, tetap saja informasi harus dipantau apakah sudah akurat dan relevan. Hal ini dikarenakan kendala akan timbul bila orang yang bertugas untuk meng-input data melakukan kesalahan, atau disebut sebagai human error.
  3. Payment
    Sebagian besar customer akan melakukan pembayaran di muka atau advanced deposit untuk menjamin reservasi mereka. Deposit ini biasanya dibayarkan melalui credit card, di mana sejumlah nominal otomatis terpotong ditambah extra charge. Bila ada extra charge, selalu informasikan kepada customer terlebih dahulu.

Setiap perusahaan memiliki aturan tersendiri terkait reservasi, pastikan customer telah mengetahui aturan tersebut agar tidak timbul masalah. Contoh aturan yang berlaku di hotel misalnya cancellation policy, yang mengatur perihal pembatalan pemesanan. Atau aturan lain yang menetapkan bahwa customer wajib membayarkan deposit dahulu bila ingin reservasi mereka diproses.

Selain itu, saat memproses pembayaran pastikan juga Kamu sudah memasukkan pajak atau biaya tambahan lainnya seperti service tax dan government tax.

  1. Refunds and Exchange Policies
    Masing-masing perusahaan mempunyai kebijakan soal refunds dan exchange. Saat melayani reservasi, jelaskan pada customer aturan refund yang berlaku. Misalnya untuk pembatalan pada hari-H kedatangan, pembayaran hanya di-refund 50%. Bila customer tidak diberitahu lebih dulu, tentu mereka merasa kecewa saat mengetahui aturan yang sebenarnya berlaku.

Seperti apa pun kendala yang muncul, Kamu tetap harus percaya diri untuk menghadapinya. Dengan memahami kendala umum seperti yang disebutkan di atas, maka Kamu bisa mempersiapkan diri untuk mencari solusi terbaik, karena staf reservasi yang handal harus selalu belajar untuk bersikap profesional saat menangani masalah yang timbul.

Baca juga: Cara Mengubah dan Membatalkan Reservasi di Hotel

Salam Jempol!

By Inas Nadiya

Recommended Posts

AJAR in The News