4 Langkah Mudah Mengevaluasi Kinerja Karyawan dan Membuat Karyawan Makin Produktif

4 Langkah Mudah Mengevaluasi Kinerja Karyawan dan Membuat Karyawan Makin Produktif

Editor Ajar

4 Langkah Mudah Mengevaluasi Kinerja Karyawan dan Membuat Karyawan Makin Produktif

AJAR.id – Hello Ajarian! Apakah Kamu masih ingat ketika masih duduk di bangku sekolahan di mana pak guru dan bu guru memberikan tes kepada kita? Kenapa harus ada tes? Nah, yang dilakukan oleh bapak dan ibu guru adalah sebuah proses dalam mengevaluasi, sejauh mana pemahaman kita terhadap materi yang telah diajarkan sebelumnya.

Hal ini juga berlaku bagi karyawan. Setelah timmu dilatih bagaimana melakukan pekerjaannya, maka langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi atas penerapannya di lapangan. Jika bapak dan ibu guru menggunakan "tes" dalam proses evaluasi, maka hal ini tentunya berbeda dengan kita, ketika kita ingin memberikan evaluasi kepada tim kita, karena mereka tergolong sebagai orang dewasa.

Lalu, bagaimana cara melakukan evaluasi? Apa yang harus dilihat dan disampaikan?

Berikut ini 4 Langkah mudah untuk melakukan evaluasi untuk membuat karyawan semakin produktif:

Pertama, Gunakan Teknik Observasi

Ketika timmu bekerja, lakukan observasi dan teliti tugas-tugas apa saja yang sudah dikerjakan dengan baik dan tugas-tugas apa saja yang masih harus ditingkatkan. Idealnya Kamu dapat melihat dari proses kerja yang dilakukan dan hasil akhir atas pekerjaan yang telah dilakukan. Siapkan buku kecil untuk menulis setiap tugas yang telah melampaui harapan, pekerjaan yang biasa-biasa saja, dan pekerjaan yang masih perlu ditingkatkan.

Biasanya buku kecil yang ada di saku supervisor ini disebut sebagai Buku Dosa. Sebaiknya, Kamu dapat memberikan nama pada buku tersebut sebagai Daily Performance Card.

Tuliskan tanggal, hari, jam, dan detail dari hasil observasimu, lengkapi dengan data penunjang, jika dianggap perlu.

Kedua, Buat Jadwal Meeting dengan Karyawanmu

Umumnya Performance Appraisal dilakukan satu tahun sekali. Namun, sebaiknya dilakukan secara mingguan oleh Supervisor yang kemudian hasilnya disampaikan kepada Manajer untuk dilakukan evaluasi ulang.

Apa yang akan Kamu evaluasi jika harus menunggu satu tahun? Bagaimana jika hasil evaluasinya Merah? Kapan karyawan dan Kamu punya waktu untuk memperbaiki? Jika proses evaluasi dilakukan satu tahun sekali, maka konsekuensinya adalah:

Kamu terlambat dalam mengejar bisnismu (business is dynamic, the clock is ticking, and the target shall be achieved). Jadi, jika Kamu telat memberikan evaluasi itu berarti fungsi supervisi belum berjalan dengan benar. Kenapa? Karena Kamu akan kesulitan untuk mengungkapkan fakta jika hasil evaluasi disampaikan di akhir tahun.

Perilaku dan kinerja karyawan selalu berubah, sesuai kondisi yang dihadapi oleh masing-masing individu. Selain itu, proses pemberian evaluasi juga sebaiknya dilihat dari dua perspektif (proses dalam melakukan pekerjaan dan hasil akhir yang wujudnya dalam bentuk angka-angka statistik). Sehingga, proses evaluasi selaras dengan sasaran bisnis yang akan dicapai. Jika dilakukan mingguan, maka Kamu bisa mengejar ketertinggalan bila ternyata masih belum sesuai harapan, tapi jika dilakukannya tahunan maka Kamu akan ketinggalan kereta.

Banyak sekali alasan kenapa karyawan resign, salah satunya karena proses evaluasi yang tidak transparan dan cenderung subjektif, karena tidak adanya data otentik yang dihasilkan dari observasi ketika Kamu memberikan supervisi. Kenapa? Karena durasinya satu tahun itu kelamaan, jadi berpotensi lupa atas data otentik. Paling yang ada hanya data absen, guest comments, dan data-data standar lainnya, padahal yang lebih dibutuhkan adalah data hasil pengawasanmu terhadap proses kerja yang dilakukan yang sudah Kamu tulis sebelumnya di dalam Daily Performance Card itu yang disampaikan secara dicicil mingguan.

Jadi, aturlah waktu dan tanggal, tentukan ruangan dan berdiskusilah selayaknya Kamu sedang mengobrol dengan adikmu sendiri dengan suasana yang hangat.

Ketiga, Berikan Feedback kepada Karyawan

Sampaikan fakta atas kualitas hasil kerja. Ada banyak sekali metode dalam memberikan feedback. Cara Indonesia jauh lebih baik yaitu mengatakan dengan apa adanya dan terbuka dengan etika tata krama ketimuran. Kenapa? Karena sebagai Supervisor, Kamu adalah seorang pemimpin yang mendidik, sudah sepantasnya Kamu menjalin hubungan baik dengan timmu, agar mereka percaya, dan pada akhirnya Kamu mampu mengarahkan mereka kepada sasaran yang ingin Kamu tuju.

Langkah-langkah dalam memberikan feedback adalah sebagai berikut:

  1. Berikan salam, lalu berikan permen, minum, atau sediakan camilan yang ringan, dan gunakan bahasamu sendiri dan tampil apa adanya selayaknya kepribadianmu agar suasana hangat dapat terpelihara, namun etika dan sopan santun tetap harus dijaga.
  2. Sampaikan fakta dari hasil observasi yang telah Kamu catat di Daily Performance Card beserta dokumen pendukungnya lainnya.
  3. Katakan mulai dari performance yang terbaik atau luar biasa (telah melebihi harapanmu). Contoh ilustrasinya adalah sebagai berikut:"Mas Lucky, saya lihat setelah bergabung dengan tim kita dalam 30 hari terakhir sudah mampu mengerjakan tugas A, B, C, bahkan saya mendapatkan komentar yang sangat bagus dari tamu. Detailnya: Pada tanggal 2 Mei 2017, tamu atas nama Ibu Siti sangat berterima kasih kepada hotel, karena Mas Lucky selalu pro aktif menawarkan bantuan ketika meeting-nya berlangsung. Alhasil, banyak tamu beliau yang puas meeting di hotel kita. ini saya tunjukkan data komentarnya yang disampaikan melalui Pak GM""Saya mewakili manajemen, mengucapkan terima kasih atas kerja kerasnya yang telah mengharumkan nama departemen kita. Pelayanan yang diberikan Mas Lucky sudah melebihi apa yang saya harapkan."“Apa yang akan Mas Lucky lakukan agar bisa mengerjakan tugas tersebut secara konsisten? Apa yang bisa saya bantu agar tugas tersebut bisa terus dilakukan?"Nah, dalam contoh kasus di atas, sebagai Supervisor Kamu telah menunjukkan dengan jujur bahwa Mas Lucky sudah melampaui harapanmu. Lalu, Kamu juga mendorong Mas Lucky agar terus melakukannya dengan menawarkan bantuan. Jadi, Kamu enggak usah gengsi kalau timmu memang bagus, ya katakan bagus. Catatannya, Kamu jelaskan detailnya.
  4. Sampaikan hasil pekerjaan yang Kamu anggap masih tergolong biasa-biasa saja. Contoh ilustrasinya sebagai berikut:"Mas Lucky, saya melihat 15 hari setelah bergabung dengan tim kita, Mas Lucky sudah mampu melakukan room set up untuk berbagai jenis set up yang saya catat sudah sesuai dengan harapan.”“Namun, saya pernah melihat pada tanggal 4 Mei 2017, Mas Lucky telah mampu membuat dekorasi dengan tingkat kreativitas yang luar biasa keren. Mas Lucky bikin garden-gardenan. Ini saya tunjukkan fotonya Mas Lucky, bagus kan Mas? Tamu pun banyak yang berkomentar bagus. Contohnya, Bu Lusy dari Company X yang sampai foto selfie segala di air mancur mininya. Namun, dalam seminggu terakhir saya belum lihat lagi karya Mas Lucky yang lainnya.”“Bagaimana cara Mas Lucky agar bisa konsisten dalam menonjolkan dekorasi seperti yang pernah dibuat tempo hari? Di tanggal 4 Mei itu apa yang telah berhasil Mas Lucky lakukan? Bagaimana kalau kreativitas tersebut bisa dilakukan terus? Langkah mudah apa yang bisa Mas Lucky lakukan? Apa yang bisa saya bantu?”Nah, pada bagian kedua ini intinya, lihatlah jerih payah yang telah dilakukan dan ingatkan kembali atas kesuksesan yang telah dilakukan. Sehingga, Kamu dapat membawa kinerja tim dari yang biasa-biasa saja menjadi luar biasa.
  5. Sampaikan juga hasil pekerjaan yang dianggap belum memenuhi standar atau target. Di poin ini Kamu juga sebaiknya jujur apa adanya untuk menyampaikan hasil kinerja yang dianggap masih belum sesuai harapan. Sehingga, ke depannya menjadi sesuai harapan atau bahkan lebih baik. Biasanya kalau di kolom appraisal itu namanya: poor. Namun, sebaiknya kita menghindari istilah tersebut karena pada hakikatnya: People is change dan tidak selamanya menjadi poor (buruk), bila proses evaluasi dilakukan dengan teratur, benar dan terjadwal. Contoh ilustrasinya sebagai berikut:"Mas Lucky, saya lihat Mas Lucky sudah bisa melakukan tugas A, B, dan C, namun pada tanggal 8 Mei, saya melihat ada kejadian yang kurang pantas kita lakukan. Mas Lucky terlambat dalam menghidangkan makanan dan minuman kepada tamu, karena beberapa peralatan makan seperti dinner fork dan dinner knife yang telah dicuci teman-teman Steward masih banyak yang belum sempat dibersihkan. Namun, pada tanggal 5 Mei, saya lihat dengan level kesibukan yang sama Mas Lucky sudah mampu menyiapkan semuanya sebelum jadwal serving dimulai.""Apa yang sudah dilakukan Mas Lucky pada tanggal 5 Mei lalu? Bagaimana cara Mas Lucky agar bisa melakukannya seperti tanggal 5 Mei itu? Apa yang bisa saya bantu supaya Mas Lucky bisa sesuai dengan harapan?”Pada poin ketiga ini, Kamu memang harus mengatakan apa yang kurang sesuai, tapi juga mengatakan bahwa sebetulnya ia telah mampu, hanya saja perlu ditingkatkan menjadi lebih konsisten supaya levelnya naik menjadi biasa-biasa saja atau bahkan menjadi luar biasa (melebihi ekspektasi).Langkah dalam memberikan feedback di atas sebetulnya sudah berada pada tataran coaching dan bukan lagi diskusi biasa. Coachig ini bertujuan untuk membuka potensi dan motivasi karyawan. Sebaik-baiknya seorang Leader adalah mereka yang mampu menginspirasi dan mengarahkan tim ke arah yang lebih baik.

Keempat, Catat Hasil Diskusimu ke dalam Weekly Coaching Card

Semua hasil diskusi di atas, hendaknya dicatat di dalam sebuah laporan coaching. Kemudian Kamu kumpulkan dan serahkan kepada Manajermu setiap seminggu sekali. Sehingga, performance dari masing-masing karyawan dapat dengan cepat ditelusuri dan ditindak lanjuti. Hasil dari diskusi ini adalah komitmen antara Kamu dan Karyawan.

Misalnya: ketika Kamu menawarkan bantuan dan ternyata Kamu melihat berbagai macam permasalahan, misalnya:

Level keterampilan masih perlu ditingkatkan, berarti ditindaklanjuti dengan sebuah rencana pelatihan dan dimasukkan ke dalam Weekly Training Plan.

Jika masalahnya terletak di alur kerja workflow maka perlu melakukan penyempurnaan SOP. Di mana hal ini yang memutuskan adalah Manajer.

Dan jika ternyata masalahnya ada di kerusakan alat, maka ditindak lanjuti dengan memperbaiki atau mengganti alat tersebut. Tentunya, Kamu harus sampaikan ke Manajer atau departemen terkait.

Melakukan proses evaluasi tidaklah mudah, karena berhubungan dengan keterampilan lainnya: Assertive Leadership CommunicationManaging Priorities, dan Skill Set yang lainnya yang memang harusnya level Supervisor sudah mendapatkan pelatihan tersebut. Jika Kamu sudah dapat, maka Kamu sangat beruntung sekali.

Namun, jika Kamu sungguh-sungguh belajar dan memiliki komitmen untuk menempati posisimu sebagai Supervisor, maka hal tersebut akan sangat mudah Kamu terapkan. Kuncinya adalah "Niat" dan "Kemauan Belajar". Niscaya Kamu diberikan kemudahan oleh yang Maha Kuasa.

Sahabat Ajarian, sudahkah Kamu melakukan evaluasi atas pelatihan yang telah Kamu berikan selayaknya Pak Guru atau Bu Guru yang membuat tes untuk siswa/siswinya?

Baca juga Perbedaan Peran Supervisor dan Manager di Hotel.

Salam Jempol!

By Ikin Solikin

Recommended Posts

AJAR in The News