4 Persiapan Visiting bagi Sales Hotel

4 Persiapan Visiting bagi Sales Hotel

AJAR Hospitality

4 Persiapan Visiting bagi Sales Hotel

AJAR.id – Hello Ajarian! Departemen sales and marketing adalah salah satu departemen penting bagi supporting kegiatan operasional hotel. Mengapa begitu penting peran departemen sales and marketing? Jawabannya karena dari program kerja departemen sales and marketing inilah tamu-tamu akan tertarik untuk menginap di hotel.

Salah satu program kerja departemen sales and marketing hotel adalah melakukan visiting atau kunjungan ke instansi pemerintah maupun perusahaan-perusahaan untuk bersilaturahmi sekaligus mempromosikan hotel (syukur-syukur bisa melakukan kerja sama).

Tidak semua aktivitas visiting atau kunjungan berjalan dengan mulus, terkadang di dalam berkunjung ke instansi pemerintah atau perusahaan tidak menemui pihak yang bersangkutan (seperti kepala dinas ataupun pimpinan perusahaan) sehingga berakhir dengan tangan hampa.

Selain gagalnya menemui “orang penting” di instansi pemerintah tersebut, sering juga terjadi miss perseption antar staf yang melakukan kunjungan di dalam melakukan presentasi sehingga membuat penerima tamu menjadi bingung ketika melakukan feedback dari pembicaraan tersebut.

Lalu, bagaimana caranya agar kegiatan visiting berjalan dengan lancar dan hangat? 

Caranya adalah dengan melakukan persiapan terlebih dahulu sebelum melakukan visiting.

Persiapan-persiapan yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

  1. Buat dulu sebuah appointment atau janji untuk bertemu
    Poin penting sebuah kunjungan adalah janji atau appointment dengan tuan rumah sehingga ketika seorang staf sales and marketing hotel melakukan kunjungan, dia ada yang menyambut dan menerima. Untuk membuat sebuah janji atau appointment haruslah mengikuti schedule tuan rumah (si penerima tamu). Dengan adanya sebuah appointment, seorang staf sales and marketing hotel dituntut untuk disiplin dan tepat waktu untuk bertemu dengan pihak tuan rumah.
  2. Buat materi yang akan disampaikan
    Pembuatan materi tidak harus berwujud presentasi Power Point. Pembuatan materi yang akan disampaikan bisa dilakukan dengan mencoret-coret pada selembar kertas poin-poin yang akan disampaikan, seperti harga promo atau harga korporasi untuk tuan rumah apabila tuan rumah akan melakukan kegiatan di hotel. Dengan adanya materi, pembicaraan menjadi lebih berfokus (walaupun ada sedikit intermezzo berupa guyonan).
  3. Optimalkan personil di dalam melakukan kunjungan
    Optimal yang dimaksud di sini bukan berarti semua personil sales and marketing ikut semua di dalam melakukan kunjungan, tetapi yang dimaksud optimalkan personil ini lebih ke arah mengefisienkan kunjungan. Satu tim visiting ke pihak luar biasanya terdiri dari seorang Public Relation, satu orang dari sales and marketing (bisa Staf/Manajer sales and marketingnya), dan satu orang General Manager.
  4. Persiapkan cinderamata atau kenang-kenangan dari hotel
    Persiapan yang terakhir adalah cinderamata atau kenang-kenangan dari hotel untuk diberikan kepada tuan rumah sebagai bentuk silaturahmi hotel dengan instansi atau perusahaan tersebut. Cinderamata atau kenang-kenangan dari hotel bisa banyak sekali bentuknya bisa berupa barang seperti Mug dengan design nama hotel, Handuk hotel, roti yang dibuat oleh seorang staf pastry hotel, ataupun bisa berbentuk compliment seperti voucher menginap di hotel selama semalam

Dengan melakukan persiapan yang matang, aktivitas visiting atau kunjungan pun akan berjalan dengan baik. Terlebih lagi sejak tahun 2014 instansi pemerintahan dilarang untuk mengadakan rapat di hotel menjadikan kegiatan visiting atau kunjungan semakin penting untuk dilakukan oleh departemen sales and marketing hotel untuk mencari perusahaan-perusahaan yang potensial untuk dijadikan customer hotel.

Salam Jempol!

By Galih Satria Hutama

Recommended Posts

AJAR in The News