5 Langkah dalam Melayani Reservasi Kamar di Hotel

5 Langkah dalam Melayani Reservasi Kamar di Hotel

Editor AJAR.id

5 Langkah dalam Melayani Reservasi Kamar di Hotel

AJAR.id – Hello Ajarian! Ketika melayani permintaan untuk reservasi kamar, poin penting yang harus diketahui adalah mampukah Kamu mengakomodir pesanan mereka sesuai dengan apa yang diharapkan?

Kebutuhan dan keinginan tamu itu berbeda-beda, sehingga Kamu harus menanyakan hal-hal secara detail saat melayani reservasi lewat telepon agar tamu mendapatkan produk dan service yang sesuai ekspektasi.

Dalam artikel ini, AJAR.id akan menjelaskan lima langkah dalam melayani reservasi kamar di hotel. Simak yuk!

Pertama, ketahui informasi yang dibutuhkan untuk mencari kamar yang sesuai keinginan tamu. Nah, apa saja yang perlu ditanyakan?

  • Length of stay, yaitu tanggal check-in dan check out yang diinginkan.
  • Jumlah tamu, informasikan bila ada batasan jumlah tamu per kamar.
  • Jumlah kamar, bisa disesuaikan dengan jumlah tamu atau sesuai permintaan tamu.
  • Tipe kamar, bila tamu kesulitan memilih tipe kamar, bantu dengan menjelaskan informasi tentang masing-masing tipe.
  • Data diri, meliputi informasi pribadi, nomor telepon dan metode pembayaran.

Kedua, lakukan konfirmasi pemesanan dengan mengulangi rincian yang telah Kamu catat, contohnya sebagai berikut:

“Baik pak akan saya konfirmasikan pemesanannya ya, check-in pada tanggal 20 Maret 2017 dan check-out 23 Maret 2017 dengan total 4 hari 3 malam. Tamu yang menginap sejumlah 4 orang. Kamar yang dipesan adalah Deluxe Room sejumlah dua kamar. Pemesanan atas nama Adi Nugraha, nomor yang bisa dihubungi 0812345678. Datanya sudah sesuai ya pak”

Dengan konfirmasi ulang data, Kamu tidak perlu khawatir keliru mencatat informasi yang disebutkan tamu.

Ketiga, tawarkan promo dan special rates, jelaskan pada customer bila ada promo atau tarif spesial yang berlaku, hal ini merupakan salah satu cara menaikkan penjualan hotel (baca juga: Tiga Jenis Selling Techniques).

Penawaran promo umumnya digencarkan pada masa low season, karena saat high season tamu lebih cenderung bersedia membayar tarif yang tertera demi mendapatkan kamar. Selain special rates untuk kamar, biasanya hotel juga memiliki promo lain seperti paket romantic dinner, city tour, dll.

Keempat, jelaskan syarat ketentuan yang berlaku, tiap hotel memiliki syarat dan ketentuan tersendiri yang harus dipatuhi tamu contohnya terkait minimum stay, minimum guest, ketentuan pembayaran, dll. Informasi-informasi ini akan sangat membantu tamu untuk menentukan pilihan mereka (purchase decision).

Kelima, finalisasi reservasi, reservasi bisa diproses setelah seluruh pemesanan telah dikonfirmasi serta syarat dan ketentuan sudah disetujui. Namun, ada beberapa situasi yang membuat sebuah reservasi gagal dilakukan. Penyebabnya bisa berasal dari tamu maupun dari hotel itu sendiri. Beberapa situasi tersebut misalnya:


Bila pemesanan tamu tidak memungkinkan untuk dipenuhi, ada beberapa solusi yang bisa dilakukan:Lalu, bagaimana solusinya?

  • Tawarkan alternatif tanggal lain.
  • Tawarkan tipe kamar lain/produk lain.
  • Tawarkan customer untuk dimasukkan dalam waiting list.
  • Sarankan akomodasi lain yang terdekat atau yang berafiliasi dengan hotelmu.

Meski ada reservasi yang dibatalkan, bukan berarti tugasmu selesai sampai di situ saja. Bantu tamu untuk mencari alternatif lain dan cobalah mengusahakan apa saja yang bisa Kamu lakukan. Berikan informasi-informasi bermanfaat yang membantu tamu untuk membuat keputusan, ya Ajarian!

Baca juga: Kamar Overbooking, Bagaimana Cara Menanganinya?

Salam Jempol!

By Inas Nadiya

Recommended Posts

AJAR in The News