5 Langkah Mudah untuk Transfer Call

5 Langkah Mudah untuk Transfer Call

AJAR Hospitality

5 Langkah Mudah untuk Transfer Call

AJAR.id – Hello Ajarian! Dalam menjawab telepon masuk, panggilan tersebut harus Kamu layani hingga selesai. Namun, ada kalanya dibutuhkan untuk transfer call ke nomor lain. Alasannya bisa karena penelepon memiliki urusan dengan orang atau departemen spesifik, maupun karena Kamu tidak mampu memberi jawaban yang memuaskan atas pertanyaan penelepon.

Ketika hendak melakukan transfer call, berikut 5 langkah mudah yang bisa Kamu lakukan:

  1. Sampaikan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang dirasakan penelepon. Namun, bila mereka sendiri yang meminta panggilan untuk ditransfer, permintaan maaf tentu tidak diperlukan.
  2. Jelaskan mengapa panggilan harus ditransfer. Misalnya saat Kamu tidak mampu memberi jawaban yang memuaskan bagi penelepon, jelaskan mengapa orang yang akan menerima transfer call adalah orang yang tepat untuk menangani pertanyaan tersebut.
  3. Informasikan kepada siapa Kamu akan mentransfer panggilan tersebut, sebutkan nama serta jabatan orang tersebut.
  4. Minta izin untuk melakukan transfer call. Sebagai contoh: “Pak Andi, mohon maaf karena permintaan bapak belum dapat saya pastikan, namun saya akan meneruskan panggilan ini kepada manajer kami ,yaitu Bapak Rudi. Beliau akan dengan senang hati memberikan informasi yang bapak butuhkan. Apakah bapak Andi bersedia?”
  5. Transfer dan pantau panggilan tersebut. Bila panggilan gagal terhubung ke pihak ketiga, sampaikan permohonan maaf dan jelaskan bahwa penelepon akan segera dihubungi kembali.

Sebaiknya Kamu selalu memastikan dulu apakah orang yang dituju sebagai penerima transfer call sedang ada di tempat atau tidak, agar tidak membuat penelepon kecewa.

Bila transfer call tidak bisa dilakukan, tawarkan pada penelepon apakah mereka ingin meninggalkan pesan atau tidak. Opsi lainnya bisa dengan menahan panggilan (holding call) hingga orang yang dituju sudah bisa dihubungi.

Pahami aturan yang berlaku di area kerjamu terkait prosedur transfer call agar Kamu bisa melakukannya dengan benar!

Salam Jempol!

By Inas Nadiya

Recommended Posts

AJAR in The News