6 Langkah dalam Pre Opening Hotel

6 Langkah dalam Pre Opening Hotel

Editor AJAR.id

6 Langkah dalam Pre Opening Hotel

AJAR.id – Hello Ajarian! Hotel yang baru selesai dibangun dan akan beroperasi pasti memiliki berbagai macam permasalahan dan persoalan. Setelah bentuk hotel selesai dibangun oleh kontraktor, maka pada fase selanjutnya giliran manajemen yang membangun budaya kerjanya dan penerapan berbagai alat manajemen agar hotel tersebut siap untuk dioperasikan. Fase ini disebut Pre-Opening Hotel.

Fase Pre-opening ini dimulai dengan proses rekrutmen dan seleksi calon karyawan. Mengapa pada fase ini sangat penting untuk diulas? Karena, sebagian hotel sering dipaksakan untuk buka hotel secepatnya oleh owner maupun manajemen walaupun masih banyak kekurangan di sana-sini sehingga ketika sudah buka, hotel akan mendapatkan banyak keluhan dan kritikan dari tamu.

Untuk itulah artikel ini akan membahas apa saja yang penting di masa Pre Opening Hotel ini agar ketika Grand Opening dan menerima tamu, maka semua pihak di hotel telah siap sedia untuk melayani tamu-tamu hotel. Kegiatan pre-opening yang umum dilakukan di antaranya:

  1. Pengecekan Struktur dan Bangunan Hotel
    General Manager dan seluruh jajaran divisi engineering harus melakukan pengecekan struktur dan bangunan hotel secara menyeluruh. Pengecekan struktur dan bangunan ini di antaranya:
  • Tes rendam untuk pool, kamar mandi, public toilet, dan pembuangan limbah dari kitchen
    Tes rendam ini bertujuan untuk melihat apakah terjadi rembesan air pada saat kolam renang (pool) diisi air secara penuh atau tidak. Begitu juga untuk kamar mandi tamu apakah cepat mengering atau masih ada kubangan air.
  • Uji coba genset dan sistem kelistrikan hotel
    Genset adalah alat penting bagi hotel terlebih ketika terjadi pemadaman listrik oleh PLN. Agar genset berjalan dengan baik, maka perlu diuji coba oleh bagian engineering hotel. Selain itu, perlu diuji coba sistem kelistrikan hotel setelah aliran listrik dari PLN masuk.
  • Pengecekan interior kamar tamu
    Sering kali dijumpai ada cacat sedikit yang ditimbulkan setelah pembangunan hotel selesai, antara lain cat yang tidak rapi, noda semen yang masih ada di lantai kamar, dan lain sebagainya.
  • Pengecekan fungsi kunci kamar, keran kamar mandi, AC, dan alat-alat yang ada di dalam kamar
    Alat yang ada di kamar harus siap untuk digunakan oleh tamu sehingga perlu dicek oleh bagian housekeeping. Jika ada alat yang tidak berfungsi, maka alat tersebut diserahkan ke bagian engineering hotel untuk diperbaiki.
  1. Pelatihan Karyawan
    Karyawan adalah ujung tombak hotel. Ketika akan akan membuka hotel, siap tidaknya karyawan akan mempengaruhi kesiapan hotel di dalam menerima tamu. Untuk itu, karyawan perlu mendapatkan pelatihan secara komprehensif. Adapun pelatihan yang diberikan meliputi:
  • Pengenalan mengenai standar grooming
    Grooming /penampilan merupakan daya tarik tersendiri bagi tamu. Agar terlihat fresh dan profesional, maka karyawan harus mengerti mengenai standar grooming sesuai dengan yang sudah ditetapkan oleh manajemen hotel itu sendiri.
  • Pengenalan Standard Operational Procedure (SOP)
    Pengenalan ini bertujuan agar karyawan bekerja sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan dan memenuhi tata tertib kerja saat berada di hotel. Sehingga, konsistensi pelayanan dapat dijalankan sebagaimana mestinya.
  • Pelatihan software hotel sistem yang digunakan
    Software hotel sistem merupakan penunjang kegiatan operasional hotel. Melalui hotel sistem inilah karyawan dapat mengetahui berbagai informasi yang telah diolah menggunakan hotel sistem tersebut.
  • Pelatihan teknik dan budaya pelayanan
    Pelatihan teknik ini meliputi: Pelatihan penggunaan genset untuk bagian engineering, pelatihan teknik dan cara pelaporan keuangan untuk bagian accounting, pelatihan teknik dan cara service tamu untuk bagian F&B Service, dan masih banyak pelatihan teknik sesuai dengan departemennya masing-masing. Pelatihan ini umumnya diselenggarakan oleh Supervisor atau Manager pada tiap-tiap departemen di hotel. Selain itu, pelatihan-pelatihan yang berhubungan dengan pelayanan juga harus sering dilakukan, baik oleh pihak internal hotel, corporate office maupun dari pihak external. Sehingga, setelah buka hotelnya mampu memberikan Excellent Service sesuai standar yang ditetapkan.
  • Basic safety training
    Dalam membuka hotel, hotel harus membentuk tim penanggulangan bencana dan melatih serta membuat simulasi tentang cara penanggulangan bencana dan evakuasi tamu pada saat darurat.
  1. Pengecekan Kebersihan Hotel
    Setelah bangunan hotel yang sudah selesai dibangun dan diserahkan oleh kontraktor kepada manajemen hotel, maka biasanya akan meninggalkan banyak sampah dan debu. Sehingga perlu diadakan kerja bakti massal karyawan untuk membantu membersihkan bagian-bagian hotel yang masih berdebu sehingga menghasilkan kesan bersih dan nyaman.
  2. Pemenuhan Kelengkapan Kerja Karyawan
    Kelengkapan kerja karyawan ini meliputi: komputer, alat tulis kantor, seragam kerja, safety shoes/sepatu keselamatan (untuk kitchen dan engineering), kit tools (alat-alat untuk engineering), dan masih banyak lagi. Hotel biasanya memasukkan ke dalam anggaran CAPEX (Capital Expenditure).
  3. Uji Coba Kesiapan Karyawan
    Setelah semua terpenuhi, selanjutnya adalah melakukan uji coba kesiapan karyawan. Simulasi (dry run) ini disesuaikan dengan adegan yang sesungguhnya ketika opening. Mulai dari front office menerima tamu, tamu melakukan check in, hingga pelaporan keuangan. Uji coba ini biasanya 1 hingga 2 bulan sebelum jadwal grand opening, tergantung kebijaksanaan manajemen masing-masing. Istilah lain dari uji coba ini adalah soft opening. Biasanya tarif kamar soft opening ini lebih murah daripada tarif kamar pada saat grand opening dan setelah grand opening.
  4. Seluruh Biaya yang Ditimbulkan untuk Pre-Opening Dianggarkan Sendiri
    Sering kali manajemen hotel mengeluh tingginya beban hotel pada tahun pertama. Hal ini dikarenakan, biaya yang ditimbulkan pada masa pre-opening ini dibebankan pada laporan keuangan hotel di tahun pertama. Semestinya, owner dan jajaran manajemen hotel memiliki anggaran tersendiri untuk masa pre-opening ini, sehingga tidak membebankan keuangan operasional hotel.

Sahabat Ajarian, semoga artikel sederhana ini dapat membantu mengingatkan kita semua atas langkah-langkah yang betul-betul harus dipersiapkan sebelum membuka hotel. Sehingga, janji-janji hotel kepada tamu dan karyawan dapat terpenuhi.

Baca juga: 2 Fase Penting dalam Pre Opening Hotel

Salam Jempol!

Recommended Posts

AJAR in The News