Apa yang Harus Disiapkan untuk Melayani Tamu VIP?

Apa yang Harus Disiapkan untuk Melayani Tamu VIP?

Editor AJAR.id

Apa yang Harus Disiapkan untuk Melayani Tamu VIP?

AJAR.id – Hello Ajarian! Ada beberapa situasi dimana resepsionis harus memberi tahu rekan kerja atau departemen lain tentang kedatangan tamu VIP. Adanya tamu VIP tidak boleh disepelekan, karena tamu tersebut akan memiliki ekspektasi yang lebih tinggi terhadap pelayanan hotel daripada tamu-tamu reguler. Tamu VIP umumnya dibagi menjadi 5 tingkatan:

  • VIP 1: diperuntukkan bagi Kepala Negara, pemilik perusahaan, dan Board of Commission
  • VIP 2: diperuntukkan bagi jabatan yang tinggi namun masih memiliki satu atasan seperti General Manager dan Public Figure misalnya artis
  • VIP 3: kategori VIP ini lebih kondisional seperti special guest yang disarankan dari tim sales dan first-timer datang ke hotel tersebut
  • VIP 4: umumnya diperuntukkan kepada tamu yang komplain, atau pernah memiliki pengalaman tidak menyenangkan di hotel tersebut
  • VIP 5: diperuntukkan bagi tamu honeymoonbirthday, atau yang memiliki acara spesial.

Sangat penting untuk memberitahukan departemen di bawah ini mengenai kedatangan tamu VIP agar departemen tersebut bisa mempersiapkan pelayanan ekstra yang seharusnya diberikan kepada tamu VIP:

  1. Housekeeping – untuk menaruh VIP supplies dan bingkisan spesial dari hotel untuk tamu VIP
  2. Concierge - untuk memastikan mereka memiliki tingkat kesiapan yang sesuai untuk mengantar tamu VIP ke kamar mereka ketika mereka tiba
  3. Porter – untuk menjaga entrance area dan lobby area agar kondusif saat kedatangan tamu VIP
  4. Security – menyediakan pengamanan kepada tamu VIP atau berkoordinasi dengan security pribadi tamu. Apabila tamu merupakan artis dan musisi, pengamanan ekstra umumnya dibutuhkan 24 jam untuk mencegah para fans yang mencoba masuk ke hotel
  5. Food and beverage – informasikan data tamu beserta nomor kamarnya agar staf bisa memberikan pelayanan yang diharapkan, misalnya hidangan makanan spesial yang diantar ke kamar
  6. Laundry – departemen ini perlu diinformasikan mengenai adanya tamu VIP jika ada laundry atau dry cleaning yang dibutuhkan
  7. Kitchen – setiap hidangan yang dipesan oleh tamu VIP umumnya membutuhkan perhatian ekstra dan standar pelayanan yang lebih tinggi. Pada kasus tertentu, staf security bahkan ditugaskan untuk mengawasi setiap makanan yang diantar ke tamu VIP.

Selain departemen yang disebutkan di atas, resepsionis juga perlu menginformasikan kepada manajemen hotel terkait kedatangan tamu VIP, karena pihak manajemen biasanya ingin menyambut tamu VIP di saat kedatangan mereka di hotel.

Baca juga: Tips dalam Menyelesaikan Masalah akibat Perbedaan Lintas Budaya

Salam Jempol!

By Inas Nadiya

Recommended Posts

AJAR in The News