Berbagai Pencatatan yang Harus Dilakukan Front Office

Berbagai Pencatatan yang Harus Dilakukan Front Office

Editor AJAR.id

Berbagai Pencatatan yang Harus Dilakukan Front Office

AJAR.id – Hello Ajarian! Menyiapkan dan memperbarui data pada sistem adalah tugas penting yang menjadi bagian dari pelayanan terhadap tamu yang menginap. Ketelitian dan ketepatan waktu menjadi kunci utama dalam proses ini, karena data pada sistem harus sesuai dengan permintaan tamu.

Ketika tamu melakukan reservasi kamar, ada kalanya mereka meminta perubahan data. Sebagai contoh:

  • Menambah atau mengurangi jumlah kamar
  • Mengganti tipe kamar
  • Mengubah tanggal kedatangan/kepulangan

Sebagai resepsionis, Kamu bertanggungjawab untuk menyiapkan dan memperbarui data pada sistem sesuai reservasi tamu. Apabila data tersebut perlu diubah, beberapa tindakan yang umum dilakukan resepsionis yaitu:

  • Memperbarui data room availability
  • Memperbarui lembar room allocation sheets
  • Memperbarui data pada bookings diary
  • Mencatat biaya tambahan (bila perlu) seperti room upgrade charge dan late check-out charge.

Bila tamu tidak mengubah data namun justru membatalkan reservasi atau bahkan no show, maka Kamu tetap perlu menyesuaikan data pada sistem terkait room availability, room allocation, guest folio, registration card, dll. Selain itu, accounting juga perlu menyiapkan uang refund yang menjadi hak tamu.

Setelah tamu check-out, pencatatan yang harus Kamu lakukan yaitu pada guest history. Guest history harus diperbarui setiap ada tamu yang check-out. Informasi yang perlu dicatat dalam guest history yaitu lama menginap (length of stay), room type, room rate, hingga riwayat transaksi tamu selama menginap di hotel.

Bagi hotel yang sudah menggunakan sistem komputer, guest history akan diperbarui secara otomatis, namun hotel yang masih menggunakan sistem non-komputer perlu melakukan pencatatan manual pada guest history.

Baca juga: Koordinasi antara Divisi Reservasi dengan Departemen Lain

Salam Jempol!

By Inas Nadiya

Recommended Posts

AJAR in The News