Cara Mengetahui Tujuan Penelepon di Hotel

Cara Mengetahui Tujuan Penelepon di Hotel

Editor AJAR.id

Cara Mengetahui Tujuan Penelepon di Hotel

AJAR.id – Hello Ajarian! Setelah menyapa penelepon menggunakan sapaan (greeting) standar hotel, selanjutnya Kamu harus bisa mengetahui tujuan dari panggilan telepon tersebut. Jangan langsung membuat asumsi ketika Kamu baru mendengar satu atau dua kata dari penelepon! Hal ini tidak menunjukkan sifat inisiatif melainkan ‘sok tahu’ sehingga mengganggu sang penelepon.

Sebagai contoh, seorang penelepon berkata “Saya ingin menanyakan tentang pemesanan saya untuk lunch package di Orchid Restaurant.” Jangan langsung mentransfer panggilan ke bagian restoran, karena mungkin saja penelepon hendak melanjutkan kalimatnya, seperti “Kemarin saya sudah memesan untuk 300 pax tapi ada yang tidak beres, saya mau berbicara dengan manajernya untuk komplain!”

Jangan terburu-buru, berikan kesempatan kepada penelepon untuk menyelesaikan kalimatnya sebelum Kamu menyimpulkan tujuan mereka ya!

Berikut tiga cara agar Kamu bisa mengetahui tujuan panggilan penelepon dengan tepat:

  1. Lontarkan pertanyaan
    Ini merupakan hal dasar yang wajib dilakukan Kamu saat menjawab telepon, sehingga Kamu bisa mengidentifikasi apa tujuan dari penelepon tersebut. Sang penelepon mungkin sudah paham dengan apa yang hendak mereka katakan, namun belum tentu bisa menyampaikannya dengan baik. Ajukan pertanyaan agar tujuan dan maksud penelepon bisa diketahui dengan tepat.
  2. Dengarkan baik-baik
    Pasang telingamu untuk mendengar setiap informasi yang diberikan oleh penelepon. Terapkan teknik active listening dan berfokuslah pada kata-kata penelepon.
  3. Catat poin penting
    Salah satu strategi yang bermanfaat dalam mengidentifikasi tujuan dari penelepon adalah dengan menuliskan apa saja yang mereka katakan. Catatanmu berfungsi memberikan visualisasi atas percakapan telepon tersebut sehingga Kamu bisa memahami lebih dalam mengenai apa yang mereka inginkan dan butuhkan.

Ketika ada penelepon yang menghubungi hotel, mereka tidak bisa melihat ekspresi wajah maupun body language. Satu-satunya cara untuk menyampaikan kesediaanmu untuk melayani mereka adalah melalui nada bicaramu. Nada bicara yang ramah dan terbuka akan membuat penelepon merasa senang dan tahu bahwa mereka akan dilayani dengan baik.

Baca juga: Teknik Active Listening dan Reflective Listening dalam Berkomunikasi

Salam Jempol!

By Inas Nadiya

Recommended Posts

AJAR in The News