Cara Menjawab Telepon Sesuai Standar Hotel

Cara Menjawab Telepon Sesuai Standar Hotel

AJAR Hospitality

Cara Menjawab Telepon Sesuai Standar Hotel

AJAR.id – Hello Ajarian! Telepon adalah alat komunikasi yang umum digunakan sehari-hari. Meski bertelepon bukanlah hal yang sulit, terdapat standar khusus dalam menjawab telepon di hotel lho!

Standar tersebut umumnya telah dijelaskan dalam sesi training, serta dituliskan dalam Employee’s Handbook atau Telephone Policy agar mudah dibaca.

Standar umum yang berlaku di mayoritas hotel terkait cara menjawab telepon yaitu:

  1. Ucapkan salam pembuka
    Sapa penelepon dengan menyebutkan nama hotel, nama diri dan tawaran bantuan. Contohnya: “Selamat malam. AJAR Hotel dengan Made. Ada yang bisa saya bantu?”

Jangan pernah menjawab telepon hanya dengan mengucapkan “Halo”, “Ya” atau “Apa?” karena hal tersebut sangat tidak profesional.

  1. Patuhi ring limit
    Ring limit adalah batasan dering telepon, dimana Kamu harus mengangkat telepon sebelum mencapai batas dering. Misalnya, telepon harus diangkat sebelum dering ketiga. Hal ini bertujuan agar penelepon tidak merasa kecewa karena harus menunggu lama untuk teleponnya diangkat.
  2. Gunakan nama penelepon
    Selalu tanyakan nama penelepon di awal percakapan, dan gunakan nama tersebut untuk memanggil mereka sepanjang telepon berlangsung. Hal ini membuat penelepon merasa dihargai karena berarti Kamu mengingat nama mereka, serta membuat percakapan terasa lebih ‘dekat’ dan personal.
  3. Tawarkan bantuan
    Ketika sedang menjawab panggilan telepon, Kamu harus selalu siap sedia untuk menawarkan bantuanmu.

Misalnya, “Dengan siapa Bapak ingin berbicara?”

Selain itu, Kamu juga perlu bersikap responsif terhadap pernyataan penelepon. Sebagai contoh: “Terkait reservasi kamar, akan saya hubungkan langsung ke bagian reservasi ya, Bu”

  1. Catat pesan
    Apabila orang yang dituju penelepon ternyata sedang tidak tersedia, tanyakan apakah penelepon ingin meninggalkan pesan.

Misalnya, “Mohon maaf bu, saat ini bapak Didi sedang tidak ada di tempat. Apakah ibu ingin meninggalkan pesan saja untuk beliau?”

Itulah kelima standar yang berlaku di hotel terkait cara menjawab telepon masuk. Apabila ada telepon yang berdering milik staf lain, haruskah Kamu menjawabnya?

Nah, disarankan untuk tidak menjawab telepon tersebut dan biarkan saja telepon mengarahkan penelepon ke nomor ekstensi lain secara otomatis, atau mencatat voicemail. Menjawab telepon milik orang lain bisa menimbulkan masalah, karena Kamu mungkin tidak mampu melayani penelepon secara efektif hingga membuat penelepon merasa kecewa.

Baca juga: 5 Etika Dasar dalam Bertelepon untuk Hotelier

Salam Jempol!

By Inas Nadiya

Recommended Posts

AJAR in The News