Jenis-Jenis Dokumentasi Pengiriman Barang Berharga

Jenis-Jenis Dokumentasi Pengiriman Barang Berharga

Editor AJAR.id

Jenis-Jenis Dokumentasi Pengiriman Barang Berharga

AJAR.id – Halo Ajarian! Pembuatan dokumentasi mengenai pengiriman barang berharga menjadi bagian dari persyaratan yang harus dipenuhi. Dokumen-dokumen yang harus diselesaikan pun terdiri dari beberapa jenis. Apa sajakah itu?

Kali ini AJAR.id akan menunjukkan beberapa jenis dokumen yang diperlukan sebagai laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan pengantaran barang berharga, yang antara lain berupa:

1. Laporan Pelaksanaan Tugas
Lembaran dokumentasi ini dibuat pada akhir penugasan dengan maksud untuk memberikan pernyataan bahwa tugas pengiriman barang sudah dilaksanakan dengan semestinya. Selain itu, surat keterangan ini juga menjelaskan:

  • Pihak-pihak yang terlibat di dalam proses pengiriman barang;
  • Durasi waktu pengiriman barang dari proses awal hingga penyelesaian;
  • Permasalahan yang muncul selama penugasan berlangsung.

2. Bukti Penyerahan Barang Berharga
Merupakan surat pernyataan (bukti tertulis) bahwa barang yang diantarkan sudah diserahkan kepada pihak penerima—baik perseorangan, perusahaan, atau pihak penyedia transportasi—dan merupakan bukti pengesahan dari pihak penerima atas tugas yang telah diselesaikan.

3. Surat Klaim Jaminan
Merupakan surat tagihan jaminan (atau reimbursement) yang harus dibuat ketika terjadi keadaan tertentu yang membutuhkan jaminan dari pihak industri. Di dalam dokumen ini terdapat beberapa informasi penting yang harus disediakan seperti:

  • Kejadian yang muncul atas sebab apa pun dan menyebabkan kerugian secara finansial maupun kesehatan;
  • Bukti, tanggal, jam, dan beragam informasi terperinci lainnya;
  • Informasi terperinci mengenai barang yang hilang/dirampok/rusak atau luka yang ditimbulkan;
  • Tindakan pencegahan yang telah dilakukan demi mencegah tindakan ancaman;
  • Tindakan yang dilakukan setelah terjadi perampokan.

4. Surat Permohonan Sekuritas Internal
Surat yang diajukan kepada divisi keamanan (security) untuk meminta tenaga pendukung dalam proses pengiriman barang berharga.

Selain itu, surat permohonan ini pun digunakan untuk mengajukan perubahan terhadap perencanaan yang telah dibuat, permintaan sumber daya tambahan (personil atau peralatan keamanan), atau perubahan terhadap SOP dan prosedur yang berlaku.

5. Bukti Penitipan Barang
Dokumen ini berupa lembaran yang harus diisi oleh tamu ketika akan menitipkan barang berharga di area hotel maupun yang akan diantarkan ke tempat lain.

6. Laporan Keamanan
Merupakan laporan tindakan kriminal yang dialami selama proses pengiriman barang berharga dan harus dibuat setelah proses pengiriman diselesaikan dengan tujuan untuk:

  • Menginformasikan beberapa situasi yang berpotensi menimbulkan ancaman dan menunjukkan bukti-bukti mengenai kemungkinan bahaya yang teridentifikasi
  • Memberikan penjelasan mengenai gerak-gerik mencurigakan yang dilakukan oleh oknum-oknum tertentu.

7. Bukti Tanda Terima Barang Berharga
Surat ini merupakan pernyataan tertulis yang dibuat oleh pihak pemilik bahwa telah menerima kembali barang berharga milik mereka. Selain itu, dari pihak staf memberikan pernyataan penerimaan barang titipan milik klien berserta seluruh informasi terperincinya.

8. Laporan Kejadian
Jenis dokumentasi yang melaporkan dan menjelaskan kejadian (atau kecelakaan) yang terjadi selama proses pengiriman barang berharga.

9. Surat Pernyataan Saksi
Surat yang dibuat oleh pihak ketiga (umum) sebagai saksi ketika terjadi peristiwa kecelakaan atau perampokan selama proses pengiriman barang berharga berlangsung.

10. Surat Rekomendasi Tindakan
Merupakan saran dan masukan yang dibuat setelah proses pengiriman barang berharga selesai dilakukan. Isinya kurang lebih merupakan rekomendasi atau saran untuk diberlakukan perubahan dan perbaikan terhadap prosedur, SOP, maupun perangkat yang digunakan.

Baca juga: 9 Hal Penting Saat Menghadapi Perampokan

Salam Jempol!

By Patricius Adipratama

Recommended Posts

AJAR in The News