Tata Cara Telepon yang Baik

Tata Cara Telepon yang Baik

Editor AJAR.id

Tata Cara Telepon yang Baik

AJAR.id – Hello Ajarian! Layaknya komunikasi tatap muka, di dalam bertelepon pun kita harus tetap sopan dan beretika. Tentu saja di dalam bertelepon ini penggunaan kata-kata atau komunikasi verbal ini harus diperhatikan dengan benar karena bisa jadi pengucapan kata yang tidak tepat berakibat miskomunikasi ataupun missunderstanding.

Lalu, bagaimana sih tata cara bertelepon yang baik ?

Tata cara bertelepon yang baik adalah sebagai berikut:

Menerima panggilan masuk (penerima panggilan)

  • Tunggu sampai dua kali dering telepon, baru angkat gagang telepon
  • Greeting (selamat pagi/siang/sore/malam atau assalamualaikum) tergantung kebijakan unit hotel tersebut
  • Perkenalkan diri si penerima
  • Tanya nama si pemanggil (apabila si pemanggil tidak memperkenalkan diri)
  • Tanya tujuan melakukan panggilan telepon
  • Kalau kurang jelas dengan perkataan orang tersebut, bisa meminta untuk mengulangi perkataannya. Tentu saja dengan mengucapkan “tolong” dan “maaf”
  • Ketika akan mengakhiri panggilan ucapkan salam kembali.

Untuk lebih jelasnya, perhatikan reka adegan di bawah ini:

Contoh si Siti menerima telepon

Siti   : “Selamat pagi, departemen front office dengan Siti ada yang bisa dibantu?

Putu : “Selamat pagi Siti, bisa minta tolong kamu kirimkan data ABC??”

Siti   : “Mohon maaf.. dengan siapa saya bicara?”

Putu : “Saya dengan Putu ...bisa minta tolong kirimkan data ABC?”

Siti   : “Maaf bapak Putu ...bisa diulang lagi pak,maaf suaranya terlalu pelan“

Contoh mengakhiri telepon

Siti   : “Ada yang bisa dibantu lagi pak Putu?

Putu : “ Tidak ada...”

Siti   : “Baik..terima kasih pak Putu, greeting (selamat pagi/siang/malam/atau waalaikummusalam)”

Melakukan panggilan keluar

  • Tunggu si penerima melakukan greeting
  • Menjawab salam si penerima
  • Memperkenalkan diri
  • menyampaikan maksud dan tujuan melakukan panggilan
  • Ketika mengakhiri telepon jangan lupa mengucapkan terima kasih
  • Tunggu sampai si penerima telepon juga melakukan greeting, setelah si penerima selesai greeting baru tutup gagang telepon.

Contoh si Siti melakukan panggilan ke luar

Made : “Selamat pagi, departemen front office dengan Made ada yang bisa dibantu?”

Siti     : “Selamat pagi Made, saya Siti (kalau terdapat nama panggilan yang sama, maka ditambahkan nama departemennya) mau minta data revenue tanggal 2 Februari kemarin, apa bisa dikirim ke email saya?”

Made : “Baik akan saya kirimkan email, ada yang bisa dibantu lagi Siti?”

Siti     : “Sementara itu dulu, terima kasih Made..selamat pagi ”

Made : "Selamat pagi... "

Biasanya setiap unit hotel sudah terdapat prosedur untuk menerima dan melakukan panggilan dengan menggunakan telepon. Dengan mengikuti etika dan tata cara bertelepon yang baik, maka kedua pihak pun akan sama-sama merasa dihormati dan dihargai, selain itu bisa mengurangi miskomunikasi dan missunderstanding. Dampak positifnya pun kembali kepada penilaian seseorang terhadap personality kita.

Baca juga: 9 Fitur Pesawat Telepon Beserta Fungsinya

Salam Jempol!

By Galih Satria Hutama

Recommended Posts

AJAR in The News