Tips Hotelier dalam Menerima Pesan dari Penelepon

Tips Hotelier dalam Menerima Pesan dari Penelepon

AJAR Hospitality

Tips Hotelier dalam Menerima Pesan dari Penelepon

AJAR.id – Hello Ajarian! Tidak jarang Kamu harus mencatat pesan dalam sebuah percakapan telepon. Penelepon umumnya meninggalkan pesan karena orang yang mereka tuju sedang tidak ada di tempat, atau penelepon hanya ingin menyampaikan sebuah informasi dengan cepat tanpa harus disambungkan ke orang lain lebih dulu.

Nah, kunci dalam menerima pesan dari penelepon yaitu catat pesan dengan akurat dan sampaikan ke orang yang tepat.

Mencatat pesan dengan akurat

Saat penelepon hendak meninggalkan pesan, tentu Kamu harus mencatatnya. Layani penelepon dengan profesional tanpa memberi kesan bahwa Kamu keberatan untuk mencatat pesan mereka. Berikut poin penting yang perlu dilakukan:

  1. Tulis pesan dalam formulir yang sudah ditentukan, formulir bisa disebut juga telephone message form. Ada hotel yang menggunakan formulir kertas namun banyak juga yang telah memakai template elektronik dalam sistem komputernya.
  2. Pastikan Kamu mencatat seluruh informasi penting dari pesan tersebut. Ingat, pesan yang Kamu catat harus mudah dipahami dan dibaca oleh orang yang dituju.
  3. Catat rincian pesan seperti jam, tanggal, nomor penerbangan, harga, alamat dengan akurat. Selalu lakukan double-check, terutama untuk penulisan nama dan alamat. Kamu bisa meminta penelepon untuk mengeja kata-kata yang Kamu ragukan, agar tidak ada kesalahpahaman!
  4. Ulangi pesan kepada penelepon, tujuannya untuk mengonfirmasi pesan tersebut dan memberikan ruang bila ada informasi yang perlu diralat atau ditambahkan.
  5. Sampaikan terima kasih kepada penelepon, misalnya: “Terima kasih telah menghubungi AJAR hotel, pesan bapak akan saya sampaikan.”

Menyampaikan pesan dengan tepat

Setelah pesan sudah Kamu catat, tugasmu belum berakhir lho! Pesan harus segera disampaikan ke orang yang dituju, dan pastikan pesan telah diterima dengan baik. Prosedur standarnya adalah menyampaikan pesan dalam bentuk hard copy, karena dianggap kurang sopan bila hanya secara verbal. Untuk memastikan apakah pesan telah diterima, Kamu bisa mengecek apakah pesan sudah diambil dari Message Board atau menanyakan kepada orang tersebut, apakah pesan telah mereka terima.

Dalam beberapa situasi, disarankan bagi Kamu untuk mengecek apakah pesan telah ditindaklanjuti. Sebagai contoh, penelepon meninggalkan pesan agar ia dihubungi kembali. Nah, tugasmu yaitu memastikan orang yang dimaksud sudah menghubungi penelepon tersebut.

Baca juga: Tips untuk Menjaga Kesopanan dalam Bertelepon

Salam Jempol!

By Inas Nadiya

Recommended Posts

AJAR in The News