Tips Menjawab Pertanyaan Penelepon dengan Efektif

Tips Menjawab Pertanyaan Penelepon dengan Efektif

AJAR Hospitality

Tips Menjawab Pertanyaan Penelepon dengan Efektif

AJAR.id – Hello Ajarian! Penelepon biasanya mengajukan sejumlah pertanyaan dan permintaan yang harus Kamu layani. Tentu Kamu diharapkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan tepat, caranya bisa dengan memperluas wawasan tentang product knowledge hotel hingga tentang aturan apa saja yang berlaku di hotel.

Berikut tips dari AJAR.id untuk menjawab pertanyaan dari penelepon dengan efektif:

  1. Identifikasi Tujuan dari Penelepon, apakah mereka ingin menanyakan sesuatu, memesan kamar, atau ingin panggilannya ditransfer?
  2. Pastikan Kamu memiliki akses ke informasi yang kerap ditanyakan penelepon. Misalnya dokumen tentang kebijakan hotel, daftar tarif kamar, daftar menu, jadwal event yang sedang berlangsung, dan sebagainya. Hal ini mempermudah Kamu saat menjawab pertanyaan dari penelepon.
  3. Sediakan daftar nomor ekstensi telepon internal dari setiap departemen dan stakeholder penting, sehingga Kamu tidak kesulitan saat harus melakukan transfer call maupun saat membutuhkan bantuan dari staf/departemen lain.
  4. Selalu gunakan smiling voice, yaitu teknik berbicara sambil tersenyum agar suara terdengar ramah dan menyenangkan. Namun sesuaikan dengan situasi ya, saat menangani komplain tentu tidak disarankan untuk menggunakan smiling voice!
  5. Pastikan penelepon mengetahui bahwa Kamu bersedia membantu mereka. Kamu bisa mengatakan, “Tidak perlu khawatir bapak Adi, kami akan memastikan reservasi bapak telah diproses”
  6. Jangan mendiamkan penelepon, selalu informasikan apa yang sedang Kamu lakukan untuk melayani pertanyaan mereka. Misalnya, “Saya akan mencari data ibu di dalam sistem kami, mohon tunggu”. Ingat, penelepon tidak bisa melihat Kamu! Maka Kamu harus menjelaskan apa yang sedang dilakukan.
  7. Utamakan kejujuran. Jangan pernah mengarang sebuah jawaban yang sebenarnya tidak Kamu ketahui. Pastikan untuk menjelaskan sesuatu secara utuh dan tidak setengah-setengah, agar tidak menimbulkan kesalahpahaman.
  8. Verifikasi dulu informasi yang Kamu berikan pada penelepon, khususnya saat Kamu ragu! Sebagai contoh, ada perubahan tarif kamar yang baru ditetapkan. Daripada salah informasi, lebih baik cek dulu dokumen yang relevan untuk memastikan tarif kamar yang berlaku. Atau, tanyakan pada staf yang lebih paham.
  9. Segera cari solusi, ketika Kamu menyadari bahwa jawabanmu tidak bisa membantu penelepon. Penelepon akan merasa kesal bila Kamu hanya mengulang informasi yang itu-itu saja. Jangan membuang waktu mereka dan segera cari bantuan!
  10. Atur nada dan intonasi suaramu. Jangan terdengar lesu maupun seperti sedang marah! Pastikan penelepon mendapatkan kesan atas pelayanan yang ramah dan menyenangkan.

Itulah 10 tips yang bermanfaat untuk menjawab pertanyaan penelepon dengan efektif. Selanjutnya, pelajari juga yuk 5 Langkah Mudah untuk Transfer Call

Salam Jempol!

By Inas Nadiya

Recommended Posts

AJAR in The News