Tips untuk Menjaga Kesopanan dalam Bertelepon

Tips untuk Menjaga Kesopanan dalam Bertelepon

Editor AJAR.id

Tips untuk Menjaga Kesopanan dalam Bertelepon

AJAR.id – Hello Ajarian! Ketika menjawab telepon masuk, Kamu sudah harus siap untuk menghadapi berbagai macam tipe penelepon. Mulai dari penelepon yang ramah sampai yang kasar dan galak! Terlepas dari sifat penelepon yang Kamu hadapi, kesopanan dalam bertelepon tetap harus dijalankan.

Ada beberapa poin penting yang bisa Kamu lakukan untuk menjaga kesopanan dalam bertelepon, simak selengkapnya yuk!

  1. Selalu ucapkan ‘tolong’ saat meminta sesuatu, atau ‘mohon’. Seperti contoh, “Mohon sebutkan kode booking-nya pak.” atau “Bisa tolong dijelaskan kronologisnya bu?”
  2. Selalu ucapkan terima kasih ketika menerima informasi atau bantuan yang dibutuhkan. Contoh, “Terima kasih atas konfirmasinya bapak Indra.”
  3. Jangan menghakimi atau merendahkan orang lain yang sedang dibicarakan, sebagai contoh. “Staf concierge kami memang tidak sigap dan kurang inisiatif”
  4. Saat hendak mentransfer panggilan namun orang yang dituju sedang tidak tersedia, konfirmasikan waktu yang memungkinkan mereka untuk dihubungi kembali.
  5. Selalu panggil penelepon dengan “Pak” atau “Bu”, memanggil dengan nama mereka akan lebih baik.
  6. Berbicaralah dalam volume yang normal, jangan berbisik maupun berteriak. Selain itu, berbicaralah dengan kecepatan normal, jangan terburu-buru hingga memberi kesan kalau Kamu ingin cepat-cepat mengakhiri telepon!
  7. Gunakan bahasa yang benar. Jangan melontarkan sumpah serapah, menggunakan bahasa informal/slang, jangan bergurau, serta jangan membuat komentar yang bersifat rasis dan diskriminatif.
  8. Hindari mengucapkan istilah-istilah industri dan bahasa jargon yang tidak dipahami orang awam. Hal ini tentu akan membingungkan penelepon.
  9. Pastikan tidak ada kebisingan selama Kamu menelepon. Matikan radio, televisi, dan sumber suara lain serta tutup pintu dan jendela untuk mengurangi suara bising.
  10. Berbicaralah langsung ke arah microphone/mulut telepon agar suaramu terdengar jelas dan jernih.
  11. Ucapkan kata dengan jelas, kamu bisa melatih pengucapan alfabet agar kata-katamu terdengar jelas. Eja kata-kata atau istilah yang sulit dipahami penelepon, gunakan ejaan alfabet fonetik untuk memudahkan pengejaan.
  12. Hati-hati saat Kamu hendak menutup telepon, tutup perlahan agar tidak menimbulkan suara berisik yang terdengar oleh penelepon.
  13. Hindari berbicara dengan orang lain saat Kamu sedang bertelepon. Lebih baik Kamu hold dahulu panggilan tersebut.
  14. Tanyakan “Apa ada hal lain yang bisa kami bantu?” setiap akan mengakhiri panggilan.
  15. Ucapkan terima kasih atas panggilan mereka, contohnya: “Terima kasih telah menghubungi AJAR Hotel” dan biarkan penelepon menutup telepon lebih dulu.

Itulah beberapa tips yang bermanfaat bagi Kamu dalam melayani penelepon di hotel. Menjaga kesopanan itu sangat penting, karena hal tersebut melambangkan profesionalitas diri serta reputasi hotel.

Baca juga: Apa yang Harus Dipelajari sebelum Mengoperasikan Telepon?

Salam Jempol!

By Inas Nadiya

Recommended Posts

AJAR in The News